Die Plattform
Eine Plattform statt einer Rechtsabteilung
ETHYX macht aus einfachen Fragebögen die Dokumentation, die DSGVO und EU AI Act von Ihnen verlangen, hält sie aktuell, wenn sich Ihr Unternehmen verändert, schult Ihr Team und stellt Ihnen einen bestellten externen Datenschutzbeauftragten (DSB) zur Seite, wenn Sie einen brauchen.
So läuft es
Einfacher, als Sie erwarten
Heute
Sie wissen nicht, welche Pflichten für Sie gelten.
Nach dem Onboarding
Ein Fragebogen beantwortet. Die Lücken sind identifiziert, nicht vermutet.
Ab dann
Dokumente, Schulungen und Status an einem Ort.
Laufend
Bleibt aktuell, mit jemandem, der Ihr Unternehmen kennt.
Heute
Sie wissen nicht, welche Pflichten für Sie gelten.
Nach dem Onboarding
Ein Fragebogen beantwortet. Die Lücken sind identifiziert, nicht vermutet.
Ab dann
Dokumente, Schulungen und Status an einem Ort.
Laufend
Bleibt aktuell, mit jemandem, der Ihr Unternehmen kennt.
Das ist der ganze Weg. Kein Projektplan, keine Rechtsabteilung, keine Einführung über ein halbes Jahr.
Onboarding
Alles beginnt mit dem Onboarding. Darauf baut alles Weitere auf
Ein geführter Fragebogen zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Team und den Tools, die dort genutzt werden. Daraus entsteht Ihr Unternehmensprofil. Dieses Profil ist die Grundlage für alles, was ETHYX für Sie tut.
Verständliche Sprache
In klare Kategorien gegliedert, damit Sie immer wissen, welchen Teil Ihres Unternehmens eine Frage betrifft.
Ja oder nein
Die meisten Fragen beantworten Sie mit einem Klick. Keine Aufsätze, keine juristischen Formulierungen, keine leeren Felder.
Hinweise, wo es darauf ankommt
Wo eine Frage Kontext braucht, steht der Kontext daneben. Sie müssen nie erraten, was gemeint ist.
Nichts bleibt liegen
Der Fragebogen ist so aufgebaut, dass Lücken hier auffallen und nicht erst bei einer Prüfung.
In Ihrem Tempo
Zwischendurch aufhören und später weitermachen. Ihr Fortschritt bleibt genau dort, wo Sie ihn verlassen haben.
Ein Profil, mehrere Gesetze
DSGVO, EU AI Act, BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und TDDDG greifen auf dieselben Angaben zu. Juristisches Vorwissen ist an keiner Stelle nötig.
Was Sie einmal beantwortet haben, wird nicht noch einmal abgefragt. Spätere Module bauen auf diesem Profil auf, statt von vorn zu beginnen.
Leistungen
Was die Plattform tatsächlich leistet
ETHYX bündelt seine Module in einigen klaren Bereichen.
Dokumentation
Ihre Dokumente entstehen aus Ihrem Unternehmensprofil und werden aktualisiert, wenn sich Ihr Geschäft verändert: ein neues KI-Tool, ein neuer Dienstleister, ein neuer Prozess.
- VVT (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO
- KI-Systemverzeichnis und Betreiberdokumentation nach Art. 26
- Datenschutzrichtlinie, Impressum und AVV (Auftragsverarbeitungsverträge)
Die Unterlagen, nach denen eine Aufsichtsbehörde, ein Versicherer oder ein Großkunde fragt, liegen bereits vor – mit dem Namen Ihres Unternehmens darauf.
Kontrolle
Ihre Dokumentation veraltet nicht unbemerkt. Sie erfahren es, bevor etwas fällig ist, nicht danach. Wenn deutsche Behörden neue Hinweise veröffentlichen, lesen unsere Compliance-Fachleute sie für Sie und erklären Ihnen in klarer Sprache, was das für Sie bedeutet.
Sie müssen den Compliance-Kalender nicht mehr im Kopf behalten – und trotzdem fällt nichts unter den Tisch.
Handeln
Wenn eine Frist beginnt, bekommen Sie eine Checkliste und kein Rechercheprojekt. Jemand fragt, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Es kommt zu einem Vorfall, und das Gesetz gibt Ihnen 72 Stunden. Die Frist steht vor Ihnen, die wesentlichen Informationen sind bereits im System.
Der schlechteste Tag, um den Prozess zu lernen, ist der Tag, an dem die Frist beginnt.
Schulung
Mitarbeitende, die KI-Tools nutzen, brauchen nach Artikel 4 des AI Act eine dokumentierte Schulung. Nach DSGVO wird ebenfalls eine Datenschutzschulung erwartet. ETHYX deckt beides ab, weist die Schulungen den richtigen Personen zu und führt den Nachweis.
Andere Anbieter begrenzen, wie viele Personen Sie schulen dürfen. Wir zählen keine Köpfe.
Ihre Zeit
Wir respektieren Ihre Zeit
Compliance-Software, die genauso lange dauert wie Handarbeit, verfehlt ihren Zweck. Das gilt für die gesamte Zusammenarbeit mit uns, nicht nur für das erste Formular.
Vorausgefüllt
Ein Teil des Fragebogens wird aus Ihrer eigenen Unternehmenswebsite befüllt, bevor Sie beginnen.
Übernommen
Wo sich eine Antwort aus Ihren bisherigen Angaben ergibt, ist das nächste Feld bereits ausgefüllt.
Einmal gefragt
Eine Antwort dient jedem Teil der Plattform, der sie braucht. Nichts wird zweimal gefragt.
In Ihrem Rhythmus
Unterbrechen Sie, wann immer nötig, und machen Sie später weiter, ohne den Fortschritt zu verlieren.
Wir arbeiten weiter daran, diesen Weg noch kürzer zu machen: mehr Automatisierung, weniger Schritte, weniger Aufwand für Sie.
An der Dokumentation, die Sie erhalten, ändert das nichts. Es ändert, wie viel Ihrer Woche sie kostet.
Menschen
Wenn Sie einen Menschen brauchen, nicht nur Dokumente
ETHYX ist nicht nur Technologie. Dahinter stehen Menschen. Ihr externer Datenschutzbeauftragter ist dafür das deutlichste Beispiel.
Wenn ETHYX Ihr DSB ist, haben Sie einen Menschen und keine Adresse: einen Namen, eine direkte Leitung und jemanden, der versteht, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und diesen Kontext von einem Gespräch zum nächsten behält.
In Expert und Scale enthalten
Offiziell bestellt, innerhalb desselben Abonnements und desselben festen Preises.
Stundenweise in jedem Plan
Auch in Starter. So viele Stunden, wie Sie brauchen, dann wenn Sie sie brauchen.
Dieselbe Person
Jemand, der Ihren Kontext bereits kennt, keine Warteschlange und nicht jedes Mal ein neuer Ansprechpartner.
Vorlagen können keine Einschätzung treffen. Wenn eine nötig ist, haben Sie jemanden, den Sie fragen können.
In der Praxis
Wie das in der Praxis aussieht
Damit das greifbarer wird, haben wir den menschlichen Weg gewählt: konkrete Geschichten, erzählt anhand fiktiver Unternehmen und Situationen, die den meisten von uns vertraut sind.
Voss Transports
Familienspedition in dritter Generation
EXPERT PLAN- Standort
- Bei Bremen
- Mitarbeitende
- 87
- Branche
- Straßengüterverkehr
- Strecken
- Deutschland, Polen, Niederlande
Niemand bei Voss Transports würde das Unternehmen ein KI-Unternehmen nennen.
Wo die KI tatsächlich sitzt
- Die Disposition entwirft Kundenantworten mit ChatGPT
- Ein Tool liest eingehende Frachtbriefe und überträgt die Daten ins System
- Das Backoffice beantwortet polnische und niederländische Post über einen Übersetzer, der die Antwort schreibt
- Eingehende Post wird mit der Übersetzungsfunktion des Browsers gelesen
- Besprechungsnotizen in Teams schreibt ein KI-Assistent
- Das Chat-Widget auf der Website wurde vom Anbieter auf ein KI-Modell umgestellt, ohne dass jemand Bescheid gab
All das fällt unter den EU AI Act. Nichts davon war jemals eine bewusste Entscheidung.
Der Geschäftsführer erfuhr davon so, wie die meisten davon erfahren. Er las, dass der AI Act für Unternehmen gilt, die KI im Arbeitsalltag nutzen, prüfte, ob das auch auf sein Unternehmen zutrifft, und landete auf einem ETHYX-Artikel. Am Ende stand eine kostenlose Prüfung, die drei Minuten dauert.
Sie bestätigte, dass die Gesetze gelten. Sie förderte außerdem etwas zutage, wonach er gar nicht gesucht hatte: In seiner DSGVO-Dokumentation, die er seit Jahren für erledigt hielt, klafften Lücken. Er entschied sich für den Expert-Plan von ETHYX.
Am nächsten Tag kam eine Willkommensnachricht mit den nächsten Schritten und einer Einladung zu einem kostenlosen Onboarding-Webinar, in dem unser Team neue Kunden live durch den Fragebogen führt.
Den Fragebogen füllte er an einem Abend nach der Arbeit aus. Die Unternehmensdaten standen bereits darin, übernommen von seiner eigenen Website. Der Rest waren überwiegend Ja-oder-Nein-Fragen, nach Kategorien sortiert: wer nutzt was und wofür.
Jede Abteilung nutzte ihre eigenen Tools. Niemand hatte sie je in einer Liste zusammengeführt.
Dann kamen die Dokumente, mit Firmenname und Registerdaten darauf. Die Schulungen zu KI-Kompetenz und Datenschutz gingen an die Personen, die sie brauchten. Etwas, das ihm lange im Hinterkopf gesessen hatte, erwies sich als deutlich weniger Aufwand, als er befürchtet hatte.
Ein Abend, ein paar Klicks, eine Plattform. Das Ergebnis waren keine offenen Fragen, sondern ein klares Bild der konkreten Schritte zur Compliance.
Brömmer Bürsten
Industriebürsten seit 1971
STARTER PLAN- Standort
- Bremen
- Mitarbeitende
- 18
- Branche
- Fertigung
- Externer DSB
- Nicht erforderlich
Der größte Teil des Teams arbeitet in der Fertigung. Im Büro entstehen Angebote mit ChatGPT, Exportunterlagen laufen über ein Übersetzungstool, interne Besprechungen protokolliert der KI-Notizassistent in Zoom und erste Entwürfe für Katalogtexte kommen aus einem KI-Tool. Gewöhnliche Werkzeuge, gewöhnliche Arbeit und der AI Act gilt trotzdem.
Die Schwelle aus §38 BDSG, ab der ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, erreicht das Unternehmen nicht. Der Starter-Plan ohne mitgelieferten DSB ist deshalb die passende Wahl. Die Dokumentation entsteht trotzdem und liegt an einem Ort, auf den sie sich verlassen können, wenn jemand fragt.
Dann schickte ein neuer Anbieter einer Buchhaltungssoftware seinen eigenen AVV zurück, mit Klauseln, die der Inhaber nicht vollständig verstand und nicht auf gut Glück unterschreiben wollte. Er buchte DSB-Zeit stundenweise, ließ sich diese Klauseln von einem Fachmann einschätzen und unterschrieb. Minimaler Aufwand, genau dort, wo es darauf ankam.
Dieselbe Plattform passt für eine Spedition mit 87 Mitarbeitenden und bestelltem DSB und für einen Hersteller mit 18 Mitarbeitenden ohne. Was sich unterscheidet, ist das, was Sie hinzunehmen, nicht das Produkt, das Sie kaufen.
Danach
Was im Jahr danach passiert
Compliance ist kein einmaliges Projekt. So sieht das Folgejahr bei Voss Transports aus, wenn die Module sorgfältig ausgefüllt und unsere Empfehlungen umgesetzt werden.
Ein Bereich nimmt etwas Neues in Gebrauch
Der Kundenservice beginnt, ein Chatbot-Plug-in zu nutzen. Es wandert ins Unternehmensprofil, und die davon abhängigen Dokumente werden neu erzeugt. Nichts muss von Hand nachgebaut werden.
Jemand fragt, welche Daten Sie über ihn haben
Ein Kunde fordert eine Datenauskunft an. Wer Zugang zur Plattform hat, arbeitet die Schritte ab und antwortet innerhalb der gesetzlichen Frist. Die Antwort wird zusammengestellt, nicht recherchiert.
Ein Großkunde verlangt Nachweise
Vor der Verlängerung eines mehrjährigen Vertrags fordert ein Industriekunde Compliance-Nachweise. Sie werden aus der Plattform exportiert und nicht unter Zeitdruck neu zusammengesucht.
Neue Hinweise werden veröffentlicht
Deutsche Behörden veröffentlichen Hinweise zum AI Act für Betreiber in der Logistik. Unsere Compliance-Fachleute lesen sie und schicken eine Notiz in klarer Sprache: was sich geändert hat und was Aufmerksamkeit braucht.
Eine Behörde prüft stichprobenartig
Aufsichtsbehörden prüfen kleine und mittlere Unternehmen stichprobenartig nach beiden Gesetzen, und Voss Transports ist dabei. Alles liegt an einem Ort und ist aktuell. Der DSB sieht durch, was hinausgeht, bevor es hinausgeht.
Nichts davon brauchte einen Spezialisten im Haus
Darum geht es im Jahr danach.
Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen
- Gehostet in der EU, auf eigener ETHYX-Infrastruktur
- Keine US-amerikanischen oder sonstigen Cloud-Dienste und APIs außerhalb der EU
- Verschlüsselt im Speicher und bei der Übertragung
- Jede Dokumentvorlage wird von unserem eigenen Team juristisch geprüft, bevor sie in Ihrem Konto ankommt
Compliance ist unser Produkt, also fangen wir bei uns selbst an
Sehen Sie, wo Ihr Unternehmen steht
Drei Minuten. Keine E-Mail erforderlich für Ihr Ergebnis.